Planifier les charges et timing L'organisation d'une manifestation demande une planification minutieuse des différentes activités pour assurer le succès de l'événement: 6 à 8 mois auparavant prendre la décision d'organiser une manifestation constituer une équipe d'organisation se concerter avec les intervenants, artistes, musiciens et modérateurs élaborer un thème, sujet de l'événement fixer la date de la manifestation (prévoir jour de rechange) clarifier s'il y a d'autres manifestions au même moment ? fixer le lieu de la manifestation réserver la salle / le lieu annoncer la manifestation auprès des institutions / administrations et fédérations affiliés établir un budget prévisionnel complet demander des devis auprès des sociétés (imprimerie, sonorisation…) prendre contact avec des partenaires de coopération informer les personnalités du rendez-vous établir une liste avec les sponsors 4 à 6 mois auparavant planifier le programme en détail (déroulement, scène, accueil…) demander les autorisations requises entretien avec les sponsors fixer les moyens de publicité 2 à 3 mois auparavant demander des bénévoles potentiels envoi des invitations aux bénévoles planifier les besoins en personnel préparer et coordonner le programme d'animation prendre une décision concernant la restauration (choix des plats et boissons) prévoir la décoration / aménagement de la salle établir une liste avec le matériel nécessaire (sonorisation, lumière, matériel de projection...) se concerter avec les assurances nécessaires organiser la prévente s'enregistrer auprès de la SACEM établir une liste des invités / invités d'honneur Panneaux de publicité : lieux d'installation / demander l'autorisation fixer les lieux d'affiches organiser la distribution de tracts réaliser les imprimés et la publicité contrôler le budget / demander des devis 4 à 6 semaines auparavant réunion avec les bénévoles envoi des invitations aux invités d'honneur mise en place des affiches et distribution des flyers / contrôle régulier de l'état des affiches fixer la restauration fixer les prix (consommation, tombola...) prendre contact avec la presse 3 semaines auparavant mettre en place les panneaux de publicité et de signalisation 1 semaine auparavant contrôler le matériel et les appareils nécessaires préparer la documentation pour la presse tenir une conférence de presse répartition des charges et planning du personnel La veille installer le matériel, comptoirs, tentes… aménager la salle / le lieu de la manifestation mettre en place la signalisation / places de parking afficher la publicité des sponsors faire une dernière vérification Le jour même - avant la manifestation vérifier les moyens de communications occuper la caisse mettre les bénévoles au courant de leurs tâches distribuer les invitations aux bénévoles pour la soirée de remerciement vérifier les installations (sonorisation, lumière…) contrôler la présence des orateurs, acteurs, participants installer les locaux sanitaires, contrôler les issues de secours Au cours de la manifestation accueillir les participants prendre en charge les invités, sponsors, médias vérifier l'état des installations sanitaires contrôler les issues de secours Après la manifestation démonter l'équipement et les installations publier les photos de la manifestation sur son site Internet éliminer les déchets (recyclage) et nettoyage des locaux et alentours enlever les panneaux de signalisation et de publicité Une semaine après faire les comptes payer les factures se concerter au sujet de la manifestation et prendre note des améliorations à faire envoyer des lettres de remerciements aux collaborateurs, sponsors, médias, Administration Communale réaliser une fête pour les bénévoles
