Gérer une association Cette rubrique du portail présente de façon thématique des informations détaillées concernant les différents sujets qui concerne la gestion journalière d'une associations tels que les relations publiques, les différentes démarches administratives, la comptabilité, l'encadrement et la gestion des bénévoles et l'organisation de manifestations. Démarches Tenir une assemblée générale L'Assemblée générale est constituée par tous les membres de l’association. Les questions très importantes lui sont exclusivement réservées par la loi. Lire Modifier les statuts Il faut convoquer tous les membres à cette assemblée. Il faut indiquer l’objet de la modification d’une manière précise dans la convocation. Lire Dissoudre l'association Elle peut être demandée par un associé, soit par le Ministère Public (l'Etat), soit par un tiers intéressé à l’encontre de l’association. Lire Gérer un projet Définir un projet Un projet est un ensemble d’opérations de planification, de réalisation et d’évaluation orientées vers un objectif déterminé. Lire Rôle du conseil d’administration dans la réalisation d'un projet Pour faciliter le passage de l’idée à un projet, le rôle du conseil d’administration est d’animer la réflexion en posant les bonnes questions. Lire Elaborer un projet Il est important de se poser et de répondre à une série de questions, avant de élaborer son projet, dont vous trouvez un éventail ci-dessous. Lire Réaliser un projet Il s’agit de l’organisation du projet. Il est très important de répartir les responsabilités et les tâches au sein d’une petite équipe. Lire Evaluer un projet L'évaluation prépare une décision. Elle n'est pas connu au départ, mais pour pouvoir orienter le processus d'évaluation, ces critères doivent être choisis à l'avance. Lire Communication externe Relations avec la presse Rédiger un communiqué de presse Un communiqué de presse a pour fonction d’annoncer une initiative prise par l’association ou de faire part d’une prise de position, de faire connaître une opinion. Lire Tenir une conférence de presse Il s’agit d’inviter les journalistes des médias locaux pour qu’ils publient les informations qui leur seront exposées. Lire Réaliser un dossier de presse Le dossier de presse s’adresse aux journalistes, pour les inviter à une conférence de presse, pour les sensibiliser à une campagne d’information. Lire Créer des moyens de communication Tous les moyens de communication externe ont en commun de s’adresser à un public large, qui ne connaît pas forcément l’association. Lire Affranchissement à tarif réduit Relations publiques pour manifestations Faire de la publicité pour une évènement L'affiche est sûrement une des possibilités les plus attractives de faire de la publicité. Une affiche bien présentée attire tous les regards. Lire Accueillir la presse lors d'une manifestation Les journalistes sont généralement admis gratuitement après avoir présenté leur carte d'identité de presse. Lire Organiser une manifestation Planifier les charges et timing Sécurité lors de manifestations Aménagements intérieurs Règles à respecter quant à la disposition des sièges : Prévoir un plan d’ensemble, de détails faisant apparaître le nombre, la position et les cotes des sièges. Lire Effectif du public admis dans une salle L’effectif du public est déterminé : soit par le calcul de l'effectif théorique soit suivant la déclaration contrôlée du chef d’établissement (effectif déclaré). Lire Tableaux de calcul de l'effectif du service de garde et de sécurité Exemple de calcul du service de garde et de sécurité Lire Service de sécurité / Signaleurs sur la voie publique Consignes à respecter lors de l'organisation de manifestations : L’effectif minimal de ce service est défini par une méthode de calcul (voir document ITM). Lire Sorties de secours Les établissements et les locaux recevant plus de 500 personnes doivent être desservis par au moins trois sorties réglementaires. Lire Autorisations et permissions Autorisations en relation avec la navigation aérienne Vous souhaitez organiser une lâcher de ballons, tirer un feu d'artifice, utiliser un skybeamer... Toutes ces évènements sont soumis à une autorisation administrative. Lire Débit de boissons alcoolisées Informations et les dispositions légales sur les conditions d'établissement d'un débit de boissons alcooliques à consommer sur place. Lire Permission de voirie pour panneaux de publicité Les enseignes publicitaires, calicots… annonçant une fête ne peuvent pas être érigés sur le terrain public sans avoir fait l’objet au préalable d’une autorisation. Lire Diffusion de musique Une association, un club désire organiser un concert, une soirée dansante, une manifestation musicale ou un évènement sportif sonorisé.. Lire Loteries et tombolas L’organisation de loteries et tombolas est soumise à une autorisation du Collège des Bourgmestre et Échevins. Lire Réglementation temporaire de la circulation A l’occasion de manifestations, événements publics ou organisations, il est souvent nécessaire de barrer certaines rues et de dévier la circulation. Lire Hygiène et sécurité alimentaire Hygiène des locaux et du matériel Un aliment préparé propre ne doit jamais entrer en contact avec un aliment sale. Lire Hygiène du personnel Un grand nombre de toxi-infections alimentaires se transmettent par le biais des mains du personnel. Lire Préparation des aliments Pendant la préparation, il faut éviter la contamination croisée, c.-à-d. éviter le contact des aliments préparés avec ceux à l’état brut. Lire Réception et stockage des aliments Tout aliment doit être dans un état de fraîcheur et de propreté irréprochable. La date limite de vente ainsi que le respect du maintien de la chaîne du froid sont à vérifier. Lire Trouver un local Objectifs du sponsoring Bourse du matériel Comptabilité/Finances Encadrer des bénévoles Réflexions préliminaires avant l’engagement de bénévoles Il ne faut pas sous-estimer le temps et l'énergie qu'une association qui décide de travailler avec des bénévoles, doit investir pour leur encadrement. Lire Offres d’engagements de bénévoles Le contact personnel reste le moyen le plus efficace de recruter des bénévoles. Lire Premier entretien avec le nouveau bénévole Quelques points à observer : Présentation des objectifs de l’association et de la tâche pour laquelle des bénévoles sont recherchés. Lire Encadrement de bénévoles au quotidien L’accueil de nouveaux bénévoles, les points à observer pour stimuler la motivation des bénévoles, les impacts qui découlent d’un engagement bénévole. Lire Reconnaissance des bénévoles Les bénévoles sont des gens de valeur qui méritent qu'on leur témoigne de la gratitude pour le temps et l’énergie qu'ils consacrent à l'organisation. Lire Partenariat avec les entreprises
Tenir une assemblée générale L'Assemblée générale est constituée par tous les membres de l’association. Les questions très importantes lui sont exclusivement réservées par la loi. Lire
Modifier les statuts Il faut convoquer tous les membres à cette assemblée. Il faut indiquer l’objet de la modification d’une manière précise dans la convocation. Lire
Dissoudre l'association Elle peut être demandée par un associé, soit par le Ministère Public (l'Etat), soit par un tiers intéressé à l’encontre de l’association. Lire
Définir un projet Un projet est un ensemble d’opérations de planification, de réalisation et d’évaluation orientées vers un objectif déterminé. Lire
Rôle du conseil d’administration dans la réalisation d'un projet Pour faciliter le passage de l’idée à un projet, le rôle du conseil d’administration est d’animer la réflexion en posant les bonnes questions. Lire
Elaborer un projet Il est important de se poser et de répondre à une série de questions, avant de élaborer son projet, dont vous trouvez un éventail ci-dessous. Lire
Réaliser un projet Il s’agit de l’organisation du projet. Il est très important de répartir les responsabilités et les tâches au sein d’une petite équipe. Lire
Evaluer un projet L'évaluation prépare une décision. Elle n'est pas connu au départ, mais pour pouvoir orienter le processus d'évaluation, ces critères doivent être choisis à l'avance. Lire
Rédiger un communiqué de presse Un communiqué de presse a pour fonction d’annoncer une initiative prise par l’association ou de faire part d’une prise de position, de faire connaître une opinion. Lire
Tenir une conférence de presse Il s’agit d’inviter les journalistes des médias locaux pour qu’ils publient les informations qui leur seront exposées. Lire
Réaliser un dossier de presse Le dossier de presse s’adresse aux journalistes, pour les inviter à une conférence de presse, pour les sensibiliser à une campagne d’information. Lire
Créer des moyens de communication Tous les moyens de communication externe ont en commun de s’adresser à un public large, qui ne connaît pas forcément l’association. Lire
Faire de la publicité pour une évènement L'affiche est sûrement une des possibilités les plus attractives de faire de la publicité. Une affiche bien présentée attire tous les regards. Lire
Accueillir la presse lors d'une manifestation Les journalistes sont généralement admis gratuitement après avoir présenté leur carte d'identité de presse. Lire
Aménagements intérieurs Règles à respecter quant à la disposition des sièges : Prévoir un plan d’ensemble, de détails faisant apparaître le nombre, la position et les cotes des sièges. Lire
Effectif du public admis dans une salle L’effectif du public est déterminé : soit par le calcul de l'effectif théorique soit suivant la déclaration contrôlée du chef d’établissement (effectif déclaré). Lire
Tableaux de calcul de l'effectif du service de garde et de sécurité Exemple de calcul du service de garde et de sécurité Lire
Service de sécurité / Signaleurs sur la voie publique Consignes à respecter lors de l'organisation de manifestations : L’effectif minimal de ce service est défini par une méthode de calcul (voir document ITM). Lire
Sorties de secours Les établissements et les locaux recevant plus de 500 personnes doivent être desservis par au moins trois sorties réglementaires. Lire
Autorisations en relation avec la navigation aérienne Vous souhaitez organiser une lâcher de ballons, tirer un feu d'artifice, utiliser un skybeamer... Toutes ces évènements sont soumis à une autorisation administrative. Lire
Débit de boissons alcoolisées Informations et les dispositions légales sur les conditions d'établissement d'un débit de boissons alcooliques à consommer sur place. Lire
Permission de voirie pour panneaux de publicité Les enseignes publicitaires, calicots… annonçant une fête ne peuvent pas être érigés sur le terrain public sans avoir fait l’objet au préalable d’une autorisation. Lire
Diffusion de musique Une association, un club désire organiser un concert, une soirée dansante, une manifestation musicale ou un évènement sportif sonorisé.. Lire
Loteries et tombolas L’organisation de loteries et tombolas est soumise à une autorisation du Collège des Bourgmestre et Échevins. Lire
Réglementation temporaire de la circulation A l’occasion de manifestations, événements publics ou organisations, il est souvent nécessaire de barrer certaines rues et de dévier la circulation. Lire
Hygiène des locaux et du matériel Un aliment préparé propre ne doit jamais entrer en contact avec un aliment sale. Lire
Hygiène du personnel Un grand nombre de toxi-infections alimentaires se transmettent par le biais des mains du personnel. Lire
Préparation des aliments Pendant la préparation, il faut éviter la contamination croisée, c.-à-d. éviter le contact des aliments préparés avec ceux à l’état brut. Lire
Réception et stockage des aliments Tout aliment doit être dans un état de fraîcheur et de propreté irréprochable. La date limite de vente ainsi que le respect du maintien de la chaîne du froid sont à vérifier. Lire
Réflexions préliminaires avant l’engagement de bénévoles Il ne faut pas sous-estimer le temps et l'énergie qu'une association qui décide de travailler avec des bénévoles, doit investir pour leur encadrement. Lire
Offres d’engagements de bénévoles Le contact personnel reste le moyen le plus efficace de recruter des bénévoles. Lire
Premier entretien avec le nouveau bénévole Quelques points à observer : Présentation des objectifs de l’association et de la tâche pour laquelle des bénévoles sont recherchés. Lire
Encadrement de bénévoles au quotidien L’accueil de nouveaux bénévoles, les points à observer pour stimuler la motivation des bénévoles, les impacts qui découlent d’un engagement bénévole. Lire
Reconnaissance des bénévoles Les bénévoles sont des gens de valeur qui méritent qu'on leur témoigne de la gratitude pour le temps et l’énergie qu'ils consacrent à l'organisation. Lire
