Accueillir la presse lors d'une manifestation Quand il s'agit d'une manifestation locale et plutôt petite, il est inutile d'investir beaucoup de temps dans l'accréditation des journalistes. Les journalistes locaux sont généralement admis gratuitement après avoir présenté leur carte d'identité de presse. Salle de presse Pour les grandes manifestations, une salle de presse indépendante du temps, facilement accessible, fermable à clef et chaude est indispensable. Les photographes doivent avoir des consignes à leur libre disposition. A côté des places de travail, une estrade est à prévoir pour des conférences de presse éventuelles. Equipement et encadrement des médias Stand d'informations, dossiers avec les informations essentielles au sujet de la manifestation, service de statistique, places de travail, Copy-Service, téléphone, fax, ordinateur, accès internet, ainsi qu'un ravitaillement (café, boissons fraîches, sandwichs), éventuellement bons. Conseil : La présence d'un spécialiste en questions informatiques sur place est vivement recommandée. Sinon, veillez à ce qu'il soit du moins disponible en permanence. Espace / Estrade pour la presse Lors d'une grande manifestation, il est conseillé de mettre un tel espace à la disposition des médias. Reportage courant Le reportage courant est extrêmement utile à l'association, comme il assure la présence permanente dans les médias, et celle-là jusqu'au commencement même de la manifestation. Matériel photographique / de film Une manifestation est à documenter photographiquement. Bien que les photos des journalistes soient de qualité haute, elles sont très souvent trop coûteuses. Il s'ajoute que, à cause des droits d'auteur, des problèmes peuvent se présenter lors de l'utilisation. Au cas idéal, il se trouve un membre de l'association à connaissances relativement fondées dans cette matière, prêt à composer une documentation de la manifestation. Sinon, il est recommandé d'engager un professionnel, acte qui entraînera bien sur des coûts supplémentaires, mais récompensé par une qualité correspondante. Important : Encadrement des médias même après la clôture officielle de la manifestation et des rapports du déroulement de la manifestation.
