Immatriculer son association

Les commerçants et les sociétés commerciales, comme les associations sans but lucratif et les fondations nouvellement constituées au Luxembourg, sont obligatoirement immatriculés auprès du Registre de Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS est public et il fonctionne sous l’autorité du Ministre de la Justice. La gestion du RCS est confiée à un groupement d’intérêt économique, qui regroupe la Chambre de Commerce, l’Etat et la Chambre des Métiers.

Procédure d’immatriculation

D’après l’article 11 de la loi relative au RCS, les associations sans but lucratif (et les fondations) doivent s’immatriculer et indiquer

la dénomination
l’objet
la durée si celle-ci n’est pas illimitée
l’adresse précise du siège
les noms, prénoms, date et lieu de naissance, s’il s’agit de personnes morales, la dénomination sociale ou la raison sociale, et l’adresse privée ou professionnelle précise des personnes autorisées à gérer, administrer et signer pour l’a.s.b.l. ou la fondation (N.B. s’il s’agit de personnes morales, il faut aussi indiquer le numéro d’immatriculation au RCS).

Les contestations d’ordre privé à naître de la loi sur le RCS en ce qui concerne les a.s.b.l. et les fondations, relèvent des tribunaux d’arrondissement siégeant en matière civile.

Le gestionnaire du RCS doit procéder dans les 5 jours suivant le dépôt de la demande, aux immatriculations et inscriptions prévues par la loi. Si la demande n’est pas complète ou bien si elle ne répond pas aux conditions prévues par la loi, le gestionnaire du RCS a 5 jours pour réclamer par courrier les renseignements ou pièces manquants, qui doivent être fournis dans un délai de 15 jours à compter de cette réclamation.

Si au-delà de ce délai, la demande n’est pas en ordre, le gestionnaire notifie au demandeur un refus d’immatriculation ou d’inscription. Ce refus doit être motivé et il doit informer le destinataire des voies de recours.

Un recours contre cette décision de refus peut être introduit pour ce qui est des a.s.b.l. et fondations devant le Président du Tribunal d’Arrondissement dans les 8 jours suivant la notification de la décision de refus. L’action est introduite et jugée comme en matière de référé.

Le législateur a prévu des peines d’amende de 251 à 5.000 € pour celui qui omet de procéder à son immatriculation, respectivement de procéder aux inscriptions prévues par la loi. La peine d’amende sera encourue à nouveau lorsque le contrevenant a négligé de régulariser la situation dans les 8 jours de la date où la condamnation est devenue définitive.

Les immatriculations, modifications et radiations se font moyennant des formulaires déterminés. Ces formulaires sont mis à disposition gratuitement sous forme de fichiers électroniques.

Les réquisitions doivent être déposées en double exemplaire qui sont datées et signées par le gestionnaire et dont un exemplaire est retourné au déclarant. Les formulaires doivent être remplis obligatoirement à la aide du logiciel mis à disposition de façon complète et exacte.

S’il y a lieu à publication, les formulaires doivent être accompagnés des documents requis pour la publication au Mémorial. Ces documents doivent au préalable avoir été enregistrés et timbrés. Les pièces en original dont la publication au Mémorial est requise sont accompagnées de deux copies sur papier libre.

Les pièces et copies sont datées et signées par le gestionnaire qui retourne une copie au déposant. Avant d’accepter un formulaire, le gestionnaire contrôle celui-ci. Le gestionnaire peut, s’il le juge incomplet ou inexact, suggérer au requérant de le modifier ou bien de le retirer.

Avant de procéder à l'immatriculation, le gestionnaire contrôle si l'immatriculation est admissible et si l’enseigne commerciale ou la dénomination ou la raison sociale n'est pas déjà inscrite au RCS.

Dans les trois jours ouvrables du dépôt, le gestionnaire adresse au Ministère d'Etat, Service Central de Législation, la copie des pièces à publier qui lui a été remise ensemble avec un relevé des pièces dont la publication est demandée. La publication sera faite au Mémorial C (Recueil des Sociétés et Associations). Les fascicules seront adressés dans les 3 jours de la publication au RCS.