Gestion des dossiers Au sein du Registre de Commerce et des Sociétés il est établi pour chaque personne nouvellement immatriculée, un dossier individuel dans lequel sont classées toutes les pièces ayant trait à cette personne. Les dossiers individuels sont répartis en sections. La section F reçoit les dossiers des a.s.b.l., la section G ceux des fondations et la section H les associations agricoles. Chaque personne se voit attribuer un numéro d’immatriculation unique. Les données communiquées au RCS sont reprises dans une banque de données informatique qui est gérée par le Centre Informatique de l’Etat. Chaque réquisition et chaque dépôt au RCS est daté et paraphé et se voit attribuer un numéro unique qui est repris sur chacune des pièces. Le gestionnaire procède à la radiation d’office des a.s.b.l. et fondations mises en liquidation sur base des articles 18 et 41 de la loi de 1928. Le gestionnaire est tenu de part la loi de procéder au moins une fois par an à l’épuration du Registre. D’après la loi, les dossiers gérés par le RCS sont publics et ils peuvent être consultés gratuitement sur place par toute personne qui en fait la demande. Le gestionnaire du RCS est aussi tenu de délivrer des extraits certifiés conformes des données figurant dans la banque de données du registre et des pièces déposées, ainsi que des déclarations qu’un fait déterminé n’est pas inscrit au registre. Les demandes d’extraits sont à effectuer par le biais d’un formulaire pré-imprimé ou bien électronique fourni gratuitement par le gestionnaire. Une recherche de données ne peut en principe se faire qu’à partir du nom, de la dénomination ou raison sociale ou par le biais du numéro d’immatriculation.
