Betreuung der ehrenamtlichen Helfer im Alltag Dieser Punkt ist in mehrere Abschnitte unterteilt, und zwar: der Empfang von neuen Freiwilligen verschiedene Punkte um die Motivation der Freiwilligen anzuspornen die Auswirkungen, die sich aus einer freiwilligen Verpflichtung daraus folgen Regulierungsgespräche Der Empfang von neuen Freiwilligen Am Anfang sind die neuen Helfer unsicher, was sie selbst und ihre Fähigkeiten betrifft. Sie wissen wenig über das, was von ihnen erwartet wird. Deshalb ist es wichtig, sich die nötige Zeit zu nehmen, um: sie zu empfangen ihnen die Aufgaben/Tätigkeiten zu erklären sie in ihre Aufgaben einzuführen Ein Willkommensbrief kann ein geschicktes Ansatz sein, um dem Freiwilligen das Gefühl zu vermitteln, dass er ein vollwertiges Mitglied des Vereins ist. Bevor man ihm jedoch eine Arbeit anvertraut, sollte man sich nochmals vergewissern, dass er genau das machen will. Je nach Aufgabe kann es von Vorteil sein, in Absprache mit ihm eine Probezeit festzulegen, während der er von einem anderen Freiwilligen oder einem Verantwortlichen eingearbeitet wird. Ein Regulierungsgespräch findet am Ende der Probezeit statt. Am Ende der Probezeit könnte man auch eine Weiterbildung in Betracht ziehen. Punkte, die zu beachten sind, um die freiwilligen Helfer zu motivieren Motivation ist kein Geheimnis, man sollte die Menschen das tun lassen, was sie möchten und was sie bewerkstelligen können – falls dieses mit dem Ziel und den Aufgaben des Vereins übereinstimmt. Es ist wichtig, die Stimmung der freiwilligen Helfer zu fördern und ihre Motivation anzuregen. Stehen Sie selbst jederzeit zur Verfügung Geben sie ihnen einen Grund, an Ihren Tätigkeiten teilzunehmen Erkennen Sie ihre Hilfe an Ermutigen Sie sie, mit Ihnen und untereinander zu reden Lassen Sie bezahlte Mitarbeiter und freiwillige Helfer an Ihren Tagungen teilnehmen Seien Sie klar und deutlich bei der Aufstellung der gewünschten Ziele Reden Sie nie abwertend über Ihre Mitarbeiter Falls Sie jemanden tadeln müssen, wählen Sie den richtigen Zeitpunkt mit Sorgfalt: tun Sie es aber kurz und so schnell wie möglich, tun Sie es in neutraler Umgebung und unter vier Augen, seien Sie genau bei der Formulierung des Problems Wissen, wann die Klarstellung lange genug gedauert hat Bevorzugen Sie niemanden Seien Sie feinfühlig Seien Sie offen und ehrlich in Ihren Komplimenten Seien Sie empfänglich für Standpunkte und Meinungen, die geäußert werden Erteilen Sie einen Auftrag, ohne sich Ihren eigenen Verpflichtungen zu entziehen Achten Sie ständig auf Ihre persönliche Entwicklung als auch die der Freiwilligen und Angestellten Motivieren Sie sich selbst und andere mit. Sie gibt jedem den nötigen Schwung, um den Erfordernissen gerecht zu werden. Man kann niemanden zu etwas zwingen, was ihn nicht interessiert. Man kann die Motivation vergleichen mit : Einer Uhr - sobald man sich die Zeit nimmt, sie aufzuziehen, funktioniert sie von selbst für Tage ; Einer Blume - sie blüht, wenn man sich um sie kümmert und stirbt, wenn sie vernachlässigt wird ; Einen Ball - sie braucht Hilfe, um zurückzuspringen. Die nachhaltige Wirkung für beide Seiten ist offensichtlich. Für den Verein : er erreicht seine gewünschten Ziele, er realisiert seine Pläne in kurzer Zeit, er nutzt die Teamarbeit, er profitiert vom Endergebnis, man arbeitet in guter Stimmung. Für den Freiwilligen: er erntet Anerkennung er erledigt eine Arbeit, die ihn zufrieden stellt er hat Verantwortung er hat das Gefühl, das sein Engagement ihn erfüllt er fühlt sich als nützliches Mitglied des Vereins Die Regulierungsgespräche Die interne Kommunikation im Verein / in der Vereinigung muss klar und bündig sein, damit jedermann auf dem Laufenden ist, was wichtige Entscheidungen und Tätigkeiten betrifft. Außerdem ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen Gespräche mit jedem einzelnen Freiwilligen einzuplanen. Die Gespräche haben zum Ziel: die Arbeitsplanung an die zu erledigenden Aufgaben anzupassen die Freiwilligen über neue Projekte zu informieren und sie um ihre Meinung zu fragen ihnen zu helfen, wenn sie zögern oder unentschlossen sind ihnen zu helfen, mehr Verantwortung zu übernehmen zu überprüfen, wie die Mitarbeit bisher funktioniert hat die Leistungsfähigkeit abzuschätzen (die beiderseits eingebrachte Zeit sowie Leistung) zu überprüfen, ob die festgesetzten Ziele der vorhergehenden Besprechungen erreicht wurden (wenn ja, wie, wenn nein weshalb) einen neuen Termin für das nächste Gespräch festzulegen.
